5 Manieren om snel werk over te nemen

Het is eindelijk zomer, tijd voor vakantie! Heerlijk als je zelf weg bent, maar als je een paar weken het werk van een collega overneemt kan dit voor frustratie zorgen. Het kan zijn dat je geen overdacht hebt gekregen en wekenlang alleen maar in verschillende mailboxen aan het zoeken bent naar de laatste status van een project. Geen leuk vooruitzicht voor de zomer! 

Werk overnemen van een collega zou makkelijk moeten zijn. Je wil snel overzicht in lopende projecten, bijzonderheden en openstaande/ op te volgen taken. Een korte overdracht voordat iemand op vakantie gaat is erg prettig, maar blijkt vaak toch niet afdoende. 

Hoe zorg je er als team dan wél voor dat er in de zomer geen tijd verloren gaat als iemand weg is?

1. Proces

Door processen toe te wijzen aan artworks via Artwork Connect hou je overzichtelijk hoe ver je bent in het proces en welke taken er nog gedaan moeten worden. Tijdens de vakantie van je collega kan je via het proces snel zien wat de status is van een project.

2. Acties

Via acties zie je precies welke taken er uit staan, naar wie en wanneer de deadline is. Bij elk artwork kan je de acties zien en via het actieoverzicht kan je makkelijk filteren op de openstaande acties van een collega. Op deze manier weet je snel wat er speelt en waar je eventueel zelf nog acties hebt.

3. Beheren van eigen data

Met Artwork Connect ben je zelf in control over je data. Ieder artwork heeft specifieke metadata en bestanden. Je kan op ieder moment zelf beheren wat er gebeurt met het artwork. Zo kan je bijvoorbeeld bij de drukdata om uit te leveren aan een drukker of stuur je zelf de nieuwe packshots naar online platformen. Zo hoef je niet te zoeken naar, misschien wel verouderde, bestanden in de mail of nog erger: de computer van je collega die net voor 3 weken weg is.

4. Terugzoeken wijzigingen via de tijdlijn

Bij ieder artwork is ook te zien wie welke acties zijn uitgevoerd, door wie en wanneer. Hierin kan je zien wanneer iemand iets heeft geüpload, bestanden heeft aangepast of metadata heeft veranderd. Erg handig als je wil zien wat er in je afwezigheid is gebeurt of juist niet. 

5. Uitgebreid zoeken via de zoekfunctie

Artwork Connect biedt de mogelijkheid om snel en overzichtelijk te zoeken en vinden in je eigen artwork data. Via de zoekbalk type je in wat je nodig hebt en het systeem zoekt, net als Google, naar de beste resultaten. Via de artwork preview heb je snel inzichtelijk wat je nodig hebt.

Met deze 5 tips voor samenwerken via AWC ga je soepeler de vakantie van je collega door en kan je zelf ook met een gerust hart weg!